ここでは、社労士業務のうち、給与計算業務についてご説明します。
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給与計算は、正確さがすべて
給与計算業務の最大の特徴は、間違いが許されないという点です。
当然ですがお金が関わる話ですから、基本的に1円たりとも間違えてはいけません。
私たち社労士が給与計算を受任するときは、二重三重にチェックを重ねて、1に正確2に正確、念には念を入れてチェックを重ねます。
その分、一からすべてアウトソーシングする場合、どうしても報酬が高くなりがちです。自社の予算と見比べて、どこまで自社でやり、どこから外部委託するのか？の検討が必要だと思います。
正しい給与計算のためには、就業規則に定められた給与体系や残業、控除等の計算方法、月平均所定労働日数など、社内ルールをきちんと把握する必要があります。
この意味で、もし外部に委託する場合は、日常的に御社に関与し、御社の社内ルールをよく理解している社会保険労務士が適任と言えます。
給与計算業務の流れ
給与計算業務の手順についてご説明します。
1 支給額の計算
タイムカードの集計により勤怠状況（遅刻、早退、欠勤や残業時間など）を正確に把握し、残業代を含めた正確な支給額の計算を行います。
時給制の社員であれば、基本的には時給に労働時間を掛け算すればよいでしょう。
月給者であれば基本的には毎月固定額のものが多いでしょうが、遅刻、早退、欠勤などがある場合は欠勤等控除、残業があれば残業代の計算を行います。
支給額のうち、特に残業代の計算はミスや勘違いが起こりがちです。基本給以外の手当を残業代計算のベースに含めているか、要チェックです。また、残業時間にあたるのかどうかの認定も難しいところです。
社員からの未払残業代請求は年々増える傾向にあるようです。2020年4月の法改正で、残業代請求権の時効が２年から3年に改正されました。
今後は、過去3年分遡っての残業代が請求される可能性があるということです（この影響もあってか、熱心に取り組むようになった弁護士もいると聞きます）。
また、助成金の申請にあたっても、タイムカード・出勤簿と賃金台帳から未払残業代があると認定されると、不支給になったり、追加支給を求められるケースもあります。正確な計算が求められます。
以上のように、支給額計算は一見単純なように見えて、実はきちんとチェックすべき点が多いです。不安があれば、顧問社労士への相談がおすすめです。
2 控除額の計算
給与から控除される税金、社会保険料には、雇用保険料、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、所得税、住民税とさまざまなものがありますが、それぞれ計算方法や特徴が異なります。
毎月変動するものもあれば、昇給があるときに限り変動するもの、1年間ほぼ固定のものと様々であり、それぞれの項目について正確な理解と計算が必要です。
給与計算ソフトをご利用であれば、支給額を入力すると控除額は自動的に計算してくれるものが多いかもしれません。ただ、自動的に計算してくれるためには、前提となる情報を正確に設定する必要があります。
たとえば、扶養家族が増えたら所得税は変わりますし、健康保険料などは昇給して3ヶ月すると変更になることもあります（月額変更届を提出する必要があります）。なので、ソフトを利用されている場合は設定が正しくされているかの確認が必要です。
また、上記のような法律で定められているもの以外にも、会社特有の親睦会費、レクリエーション費などを天引きするケースもあるかもしれません。この場合にはあらかじめ労使協定を締結する必要があります。
3 差引き支給額を計算
これは 支給額－控除額 で計算すればよいですね。
4 給与明細の作成、交付
勤怠、支給額、控除額、差し引き支給額の内訳を記載した給与明細を、社員に交付します。
最近は、紙ベースの給与明細を渡すのではなく、クラウド上で給与明細を閲覧できるようにすることも可能になっています。封入作業や郵送の日数が省けるので、期限の決められた給与計算業務では有効な方法だと思います。
5 給与の支払い
支給方法は、現金支給か銀行振込のどちらかでしょう。
金融機関の給与振込みサービスをご利用の場合は、支給日の3営業日前までにデータを送信するものが多いです。締め日から支給日までの期間が短いと、時間との勝負です。きちんと全体のスケジュールを組んで進める必要があります。
顧問社労士が行う給与計算サービス
顧問社労士と給与計算業務の関わり方については、以下の3つが考えられると思います。
1 すべてアウトソーシングする
タイムカード、基本的な給与の情報（社員ごとの基本給や手当、控除項目の内容）などをご提供いただき、支給額、控除額の計算、給与明細の作成までを行います。
社内で行う作業が無くなるので楽ではありますが、どうしてもコストが高くなるというデメリットもあります。
タイムカードの集計をするかどうか、締め日から支給日までの時間的余裕があるか等によって報酬額が変わってくることもありますから、まずはお見積りをお取りいただき、ご予算に合うかの検討をされるとよいと思います。
2 社内で給与計算を行い、顧問社労士のチェックを受ける
タイムカードの集計、ひととおりの給与計算は社内で行い、その内容を社労士がチェックするパターンです。
給与計算は手書きやExcel等でも不可能ではないですが、できれば市販の給与システムを導入していただいた方がミスも少なく、また給与計算事務にかける時間も短縮できると思います。
3 社内で給与計算を完結し、計算方法など分からないケースのみ相談
基本的には社内に給与計算担当者を置き、計算からチェックまで社内で完結する方法です。計算方法などで迷うときのみ、顧問社労士に相談することになります。
このパターンだと、当事務所の場合は顧問契約の相談の一環で相談対応します。最近だと、コロナ禍の休業手当の計算方法、濃厚接触者になった社員や陽性になってしまった社員の対応などに関するご相談が多い印象です。
完全アウトソーシングは楽ですが、コストがどうしても高くなってしまいます。一方で、給与計算担当者が1名しか置けないような会社の場合、万一その社員が退職したときなどの対応が大変になります。
当事務所ではよほど社員数の多い会社でない限り、どのパターンでも対応しておりますし、それぞれのお見積りもお出しできます。また、推奨する給与計算システムの紹介、給与計算システムの導入支援についてのご相談もお受けしておりますので、お気軽にご相談ください。
