就業規則の改訂・変更の流れと注意点

ここでは、就業規則の改訂・変更のご依頼をいただいてからの流れをご説明します。

1 お問い合わせ

相談から許可申請の流れ

まずは、お問い合わせフォームまたはお電話でご連絡ください。「ホームページを見て、就業規則の件で」とお伝えいただくとスムーズです。

御社の現在の状況を簡単にヒアリングするとともに、ご希望の方には無料相談の予約をさせていただく流れになります。

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2 無料相談

就業規則を変更しようと思われたのには、何かきっかけがあると思います。

30分~1時間程度の無料相談でヒアリングをした上で、まずは就業規則の改訂によって御社の目的が達成できるか、目指そうとする就業規則の変更が有効にできるか、できるとすればその後の流れや費用面、変更にあたっての注意点などについてご説明、アドバイスを行います。ZoomやMicrosoft Teamsでのご相談も対応しています。

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3 お見積り、ご契約

無料相談の結果、就業規則の診断サービス(セカンドオピニオンサービス)、あるいは就業規則改訂のご依頼を検討いただける場合は、必要な手続きと流れをお伝えするとともに、お見積書をご提示します。

ご納得いただけましたら、正式なご契約書に捺印の上、報酬のお振込みをしていただきます。

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4 就業規則の診断

まずは、現行の就業規則をご提供ください。

現在の就業規則の問題点、改善提案などを行います。当事務所では、就業規則の改訂に関する経験豊富な社労士が、最大300以上のチェック項目による診断を行いますので、改善点がより明らかになります。

診断にあたって御社の実情を把握するため、賃金台帳やタイムカード(サンプル)など、就業規則以外の資料のご提供をお願いする場合もありますので、ご協力よろしくお願い致します。

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5 就業規則変更に向けたミーティング

就業規則の変更改訂業務までご依頼いただいた場合は、就業規則の各条項について、変更案を作成するための打ち合わせを行います。

1~2時間のミーティングを3~5回程度で、ようやく全体を1通り検討することができると思います。ひながたの利用と違って、本格的な改訂のためにじっくり時間をかけてお話をお伺いします。

社長または人事担当者、場合により従業員代表の方も入れて打ち合わせをするケースが多いです。ZoomやMicrosoft Teamsでのミーティングも対応しています。

就業規則改訂のために、全体の流れの中でこのミーティングが大きな役割を果たしますので、ぜひご協力よろしくお願い致します。

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6 従業員代表の意見聴取、社員への説明

就業規則変更案が完成しましたら、従業員の過半数代表者をはじめとする社員への説明を行いましょう。

ご依頼があれば社員への説明会も当事務所にて代行いたしますが、費用が別にかかるのと、何といっても社長(または人事担当者等)自らの言葉でお話いただいた方が社員への説得力が増すので、社長からのご説明をお勧めしています。

注意点として、法律上は従業員の過半数代表者の意見を聞き、社員へは周知さえすれば就業規則の効力は発生することになっていますが、実務的には、可能な限り多くの従業員へ説明し、同意書あるいは意見書をもらった方がいいと思います。

理由は大きく2つあって、1つは就業規則は会社におけるルールを定めるものだからです。

せっかくルールを定めても、社員が知らなければ意味が無いし、逆に服務規律を含めてきちんと説明することより職場秩序が保たれることになります。

もう1つの理由は、きちんと説明することにより、トラブルがあった際に会社にとって有利に働く可能性があるからです。

就業規則を変更する場合、従業員に不利益な内容も含むこともあると思いますが、その変更の有効性について争われる裁判例は多いです。その際に、内容自体が合理的なことはもちろんですが、従業員との協議の状況、具体的には説明や同意を得たという事実は、裁判所が重視する傾向にあります。

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7 労働基準監督署への届出

労働基準法により、就業規則を変更した場合は届出が義務づけられています。

就業規則の変更をご依頼いただいた場合は、当事務所にて代行して届出いたします。

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8 従業員へ周知

従業員への周知は就業規則の効力要件になっています。従業員がいつでも見られるよう、周知してください。

就業規則は、基本的に従業員へ周知した日(周知日より後の施行日が定められている場合は、施行日)に効力が発生します。これで、就業規則改訂手続きは完了です。

 

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