前の行政書士が廃業！過去の申請書もない状態から建設業許可を更新した事例 | 行政書士・社会保険労務士いがり綜合事務所（許認可・助成金）

2026/10/26

前の行政書士が廃業し申請書の副本がなくても許可は更新できる

「これまで手続きをすべて任せていた行政書士の先生が廃業してしまった」「電話をかけても繋がらず、しかも社内に過去の申請書や変更届の控え（副本）が見当たらない……」

建設業許可の更新期限が近づく中でこのような事態に直面すると、「このままでは許可が更新できず、失効してしまうのではないか」と強い不安や焦りを感じられることと思います。1件の請負代金が税込500万円以上（建築一式工事の場合は税込1,500万円以上、または延べ面積150平方メートル以上の木造住宅工事）の工事を請け負う建設業者様にとって、許可の維持は事業継続の生命線です。

まず結論からお伝えしますと、前任の行政書士と連絡が取れず、手元に過去の申請書副本が一切ない状態であっても、建設業許可の更新申請を行うことは十分に可能です。実際、当事務所でも同様の緊急事態に陥った建設会社様からご依頼を受け、行政庁の制度と社内調査を組み合わせて期限内に更新を完了させた実績がございます。

なぜ更新手続きにおいて過去の副本が重要視されるのか、そして手元に資料がない八方塞がりの状況を打開するために何から始めるべきなのか、具体的な解決プロセスと注意点を詳しく解説していきます。

更新で過去の申請書や変更届の副本が重要になる理由

建設業許可の有効期間は5年間であり、引き続き建設業を営む場合には、期間が満了する日の30日前までに更新申請を行わなければなりません。この更新手続きを別の行政書士へ引き継ぐ際、ほぼ必ずと言っていいほど「過去の許可申請書や変更届出書の副本（受付印が押された控え）」の提示を求められます。

なぜこれほど過去の副本が重要になるかというと、建設業許可の更新審査は「前回の許可申請から現在までの5年間、許可要件を継続して満たし、必要な届出をすべて適切に行ってきたか」という連続性を確認する手続きだからです。

会社の手元に「建設業許可通知書」が残っていれば、許可番号や許可年月日、取得している建設業の種類（業種）は分かります。しかし、許可通知書には以下のような審査の根幹に関わる情報が一切記載されていません。

• 誰を「常勤役員等（経営業務の管理責任者：経管）」として届け出ているか
• 誰をどの業種の「営業所技術者（専任技術者：専技）」として配置しているか
• どの営業所で、どの業種の許可を受けているか
• 過去5年間のうちに、毎年の決算変更届（決算報告）が漏れなく提出されているか
• 役員の就任・退任や本店移転などがあった場合、期限内に変更届が出されているか

建設業法では、決算変更届を毎事業年度終了後4か月以内に提出することや、商号・資本金・役員等の変更があった場合には30日以内、経管や専技の変更があった場合には2週間以内に届出を行うことが義務付けられています。もし実態として変更が生じているにもかかわらず、法務局での登記だけを行って役員変更や本店移転に伴う変更届を提出し忘れていると、そのままでは更新申請が受理されません。

つまり、過去の申請書や変更届の副本がないということは、「現在、行政庁にどのような内容で登録されているのか」「未提出の届出がないか」というスタートラインが見えない状態を意味します。だからこそ、副本がない場合は別の手段で行政庁側の登録情報を正確に把握する必要があるのです。

引継ぎ不能のときにまず確認したい更新期限と手元資料

前任の行政書士が廃業して連絡が取れず、社内を探しても過去の副本が見つからないことが判明したら、パニックになる前に最優先で確認していただきたいことが2つあります。

1つ目は、「許可の有効期間満了日と、そこまでの残り時間」です。

神奈川県知事許可の場合、更新申請は有効期間満了日の3か月前から30日前までに行うこととされています。更新申請をした後に有効期間満了日を迎えた場合は、許可または不許可の処分がされるまで、従前の許可が引き続き有効です。

一方、更新申請をしないまま有効期間満了日を過ぎると、許可は失効し、更新することはできません。そのため、30日前の提出期限を過ぎている場合は、自己判断せず、直ちに許可行政庁へ相談することが重要です。残り時間が「3か月あるのか」それとも「1か月を切っているのか」によって、過去の申請内容を調査するための手段（後述する「閲覧制度」を使うか「情報公開請求等」を使うか）が大きく変わってきます。

もし許可通知書も見当たらず有効期間満了日すら分からない場合でも、国土交通省の「建設業者・宅建業者等企業情報検索システム」で自社の商号を検索すれば、現在の許可番号や有効期間をオンラインですぐに確認できます。なお、建設業許可通知書を紛失した際の対応として、通知書自体は再発行されないものの更新手続きの妨げにはなりませんので、まずは正確な満了日を把握しましょう。

2つ目は、「社内に残っている断片的な資料の洗い出し」です。建設業許可の申請書副本そのものはなくても、以下のような書類が社内に保管されていないか確認してください。

• 過去5年分の確定申告書および決算報告書（税理士から返却された控え）
• 会社の定款および履歴事項全部証明書（登記簿謄本）
• 技術者の国家資格者証、合格証明書、監理技術者資格者証などの原本
• 健康保険・厚生年金保険の資格取得確認および標準報酬決定通知書など

これらの基礎資料が手元に揃っていれば、過去の申請書副本がなくても、行政庁での調査結果と照らし合わせることで更新書類一式を再構築するスピードが格段に上がります。

【解決事例】廃業した行政書士から資料を引き継げず更新したA社

ここで、実際に当事務所（司法書士・行政書士・社会保険労務士いがり綜合事務所）がご依頼を受け、過去の申請書副本がまったくない状態から無事に建設業許可の更新を完了させた、川崎市川崎区の建設業者A社様の事例をご紹介します。

「前の行政書士と連絡がつかず、何から手をつければいいか分からない」と悩まれている経営者様にとって、どのように状況を打開していくのか具体的なイメージを持っていただけるはずです。

ご相談の経緯：前任者と連絡が取れず社内に控えもない

川崎市川崎区で建設業を営むA社の社長様から当事務所へお電話をいただいたのは、建設業許可の更新期限が目前に迫っているタイミングでした。

お話を伺うと、「これまで新規取得から毎年の手続きまでずっと頼んでいた行政書士の先生が廃業してしまったようで、更新をお願いしようと連絡したのだが、電話も繋がらず全く連絡が取れない。急いで別の行政書士を探して更新申請をお願いしたい」という切実なご相談でした。

私はすぐにお引き受けし、スムーズに手続きを引き継ぐため、社長様に「過去に提出された許可申請書や、毎年の決算変更届などの副本（控え）は社内にございますか？」とお尋ねしました。ところが、社内をいくら探しても過去の申請書類のファイルが見当たらないとのことでした。

前任の行政書士が書類一式を預かったままになっていたのか、あるいは過去のどこかのタイミングで紛失してしまったのか、原因は定かではありません。念のため廃業した行政書士へ再度アプローチを試みていただきましたが、やはり音信不通のままでした。

過去の申請内容が分からず、手掛かりとなる副本もゼロ。しかも更新のタイムリミットまではあまり時間的な余裕がないという、非常に緊迫した状況からのスタートとなりました。

対応の判断：期限を考慮し情報公開請求ではなく閲覧を選択

手元に控えが一切ない以上、許可行政庁である神奈川県が保管している「過去の提出書類」を確認するしかありません。このとき、行政書士として取り得る調査手段は大きく分けて2つありました。

1. 情報公開請求や本人の保有個人情報開示請求を行う方法
2. 神奈川県建設業課の「許可申請書等の閲覧制度」を利用する方法

当初は、閲覧制限のある書類も含めて確認できる可能性のある「情報公開請求（または対象者本人による保有個人情報開示請求）」を使うことも頭をよぎりました。しかし、情報公開請求や保有個人情報開示請求は、原則として請求日の翌日から15日以内に開示・不開示等の決定が行われます。ただし、文書量が多い場合などには期間が延長されることがあり、決定後に実際の写しを受け取るまでにも一定の日数を要します。更新期限まであまり時間が残されていなかったA社様のケースでは、開示決定を待っていては申請期限に間に合わなくなるリスクが極めて高いと判断しました。

そこで私は、即日で過去の紙申請書類を確認できる「神奈川県の閲覧制度」を利用する方針を選択しました。すぐに横浜市中区にある神奈川県庁（建設業課の閲覧窓口）へ足を運び、窓口で閲覧手数料の300円を支払って、A社様の過去の許可申請書や変更届出書のうち「閲覧可能な書類」をすべてチェックし、更新申請に必要な部分をコピーして持ち帰りました。

この現地調査により、「いつ、どの業種で許可を取り、直近でいつまで決算変更届が出されているか」「現在登録されている役員や営業所の状況はどうなっているか」といっただいたいの概要を、その日のうちに正確につかむことができました。

不足情報の補完：社長へのヒアリングで更新申請を完了

神奈川県建設業課での閲覧とコピーによって全体の骨格は見えたものの、これですべてが解決したわけではありません。後ほど詳しく解説しますが、現在の閲覧制度では個人情報保護の観点から「閲覧対象外書類」が設けられており、経営業務の管理責任者や専任技術者の詳細な略歴書や証明書などは閲覧することができないためです。

そこで、閲覧対象外となっている経歴や資格要件の不足情報を補うため、コピーしてきた閲覧書類を前に置きながら、A社の社長様へ丁寧なヒアリングを実施しました。

「この時点で専任技術者として登録されている〇〇様は、どの国家資格をお持ちですか？」「社長様が建設業の経営に携わられた最初期の経歴は、何年頃からどの会社での取締役からスタートされていますか？」といった具合に、一つひとつ記憶と社内資料（資格者証の原本や過去の確定申告書など）を辿りながら、閲覧対象外となっていた経歴や資格要件の情報を正確に復元していきました。

このように、行政書士に代行を依頼する場合の役割分担として、役所での調査や書類作成は私どもプロが徹底的に行いつつ、会社固有の事実関係については社長様にご協力いただくことで、一切の矛盾がない更新申請書類一式をまとめ上げることができました。結果として、無事に更新期限内に申請を完了させ、A社様の建設業許可を滞りなく更新することができました。

神奈川県の申請書閲覧制度で分かることと対象外書類の注意点

A社様の事例で解決の突破口となったのが、神奈川県の「建設業許可申請書等の閲覧制度」です。本来は、工事の発注者や元請業者が「この建設業者は本当に許可を持っているか、どのような施工実績や財務状況か」を事前に確認し、安心して取引できるように設けられた公的な制度ですが、自社の過去の届出状況を確認する目的でも利用することができます。

ただし、県庁へ閲覧に行っても、閲覧対象外書類があるため過去に提出した申請書類一式をすべてコピーできるわけではありません。ここでは、神奈川県における閲覧制度の具体的な利用方法と、個人情報保護によって閲覧できない書類の範囲について、最新の運用ルールに基づき詳しく解説します。

閲覧できる主な書類と神奈川県での閲覧・コピー方法

現在有効な許可を受けている神奈川県知事許可業者については、過去に提出された許可申請書や変更届出書等のうち、会社の基本情報、工事経歴、財務内容などに関する書類を閲覧することができます。

具体的に閲覧所で確認できる主な書類は以下の通りです。

• 建設業許可申請書（様式第一号）および別紙一（役員等の一覧表）、別紙二（営業所一覧表）、別紙四（営業所技術者等一覧表）
• 工事経歴書（様式第二号）および直前3年の各事業年度における工事施工金額（様式第三号）
• 使用人数（様式第四号）、誓約書（様式第六号）、健康保険等の加入状況（様式第七号の三）
• 定款、財務諸表（貸借対照表、損益計算書、完成工事原価報告書、株主資本等変動計算書、注記表）、営業の沿革、所属建設業者団体、主要取引金融機関名
• 閲覧対象となっている各種変更届出書
• 決算変更届出書（事業年度終了届）

これらを見れば、「どの業種の許可をいつ取得しているか」「現在誰が役員や営業所技術者として一覧表に載っているか」「過去何期分までの決算変更届が提出済みか」といった、更新申請の前提となる最重要データをほぼ把握することができます。

神奈川県（出典：神奈川県「許可申請書等の閲覧」）における紙申請書類の来庁閲覧場所や手続きの詳細は以下のようになっています。

項目	内容
閲覧場所	神奈川県県土整備局事業管理部 建設業課（横浜市中区日本大通33番地 神奈川県住宅供給公社ビル5階）
閲覧時間	閉庁日を除く月曜日〜木曜日の午前9時00分〜午後4時00分 ※毎週金曜日・祝日・年末年始は休止。また、金曜日が祝日の場合は前日の木曜日も休止となります。臨時休止もあるため、来庁前に県ホームページのお知らせをご確認ください。
閲覧手数料	1業者につき300円※令和7年9月末の神奈川県収入証紙の販売終了に伴い、令和7年10月1日からは窓口でのキャッシュレス決済（クレジットカード、電子マネー、コード決済等）となっています。
コピー（複写）方法	閲覧室内に設置されている有料コピー機（白黒1枚10円等）を使用して、必要な部分を複写することができます。
注意事項	閲覧書類をスマートフォンやデジタルカメラ等で撮影することは禁止されています。また、電子申請システム（JCIP）で提出された書類は閲覧所で書面による閲覧はできず、インターネット上の「JCIP電子閲覧システム」によるオンライン無料閲覧の対象となります。

特に注意したいのが、「金曜日（および金曜日が祝日の場合の前日木曜日）は閲覧所が閉まっている」という点と、「スマホやデジカメでの写真撮影は禁止されており、館内の有料コピー機で複写しなければならない」という点です。また、過去に電子申請（JCIP）で提出された書類は窓口での書面閲覧ができないため、訪問前にオンラインの電子閲覧対象になっていないかを確認した上で、小銭（またはコピー機対応の決済手段）を用意し、月曜日から木曜日の日中に訪問する必要があります。

個人情報保護で閲覧対象外となる書類と復元できない情報

閲覧制度は非常に便利ですが、平成27年4月1日に施行された改正建設業法により、個人情報の保護を強化する観点から、個人のプライバシーや企業の機密に深く関わる書類は一般の閲覧対象から除外されることになりました。

神奈川県では、申請時に最初から「閲覧対象法定書類」と「閲覧対象外法定書類」を分けて綴じる運用が取られており、以下の書類は閲覧所でファイルを開いても一切見ることができません（出典：神奈川県「許可申請書等の閲覧」）。

• 常勤役員等（経営業務の管理責任者）証明書（様式第七号）および常勤役員等の略歴書
• 営業所技術者（専任技術者）証明書（様式第八号）および添付書類（資格者証の写し、卒業証明書、実務経験証明書、指導監督的実務経験証明書）
• 国家資格者等・監理技術者一覧表および添付書類
• 役員等の調書（様式第十二号）、建設業法施行令第3条に規定する使用人の調書（様式第十三号）
• 株主（出資者）調書（様式第十四号）
• 登記されていないことの証明書および身分証明書
• 履歴事項全部証明書、納税証明書

この「閲覧対象外書類」のリストを見ていただくと分かる通り、更新申請書を作成する際にそのまま書き写したい「経管の略歴」や「役員の賞罰・職歴」「専技の資格証明書の番号・交付年月日や実務経験の具体的な期間・内容」といった核心部分が、閲覧制度では伏せられているのです。

別紙四（営業所技術者等一覧表）を見れば「誰がどの業種の技術者か」という氏名や、有資格区分コード（二級建築士などの国家資格か、実務経験による登録かといった区分）までは分かりますが、資格者証の具体的な記載内容や10年の実務経験をどの会社のどの期間で証明したのか、そして誰が常勤役員等として過去どの期間で経営経験を証明したのかという詳細な内容は、閲覧だけでは100%復元することはできません。これが、A社様の事例で私が社長様への綿密なヒアリングを行った理由です。

情報公開請求との違いと残り時間に応じた選び方

では、閲覧対象外となっている書類も含めて、過去に自社が神奈川県へ提出した書類の控えを入手する方法はないのでしょうか。その手段となるのが、神奈川県情報公開条例に基づく「行政文書の公開請求（情報公開請求）」や、個人情報保護法に基づく「保有個人情報開示請求」です。

これらの制度を利用することで、一般の閲覧所では除外されている「閲覧対象外書類」についても写しの交付を受けられる可能性がありますが、両者は請求できる主体や開示範囲が異なります。「情報公開請求」は法人や個人を問わず誰でも（代理人も可）請求できますが、個人の自宅住所、生年月日、詳細な職歴・学歴、印影などの個人識別情報は原則として不開示（黒塗り）となります。一方、「保有個人情報開示請求」は自己を本人とする個人情報が対象となるため、開示を受けるには対象となる役員や技術者本人、またはその本人から委任を受けた代理人として請求する必要があり、会社の代表者であることや会社からの委任だけで他の役員・技術者の個人情報全体を取得できるわけではありません。さらに、実務上は以下の2つのハードルがあります。

1つ目は「時間（日数）がかかること」です。行政文書の公開請求や保有個人情報開示請求では、原則として請求日の翌日から15日以内に開示・不開示等の決定が行われます。ただし、対象となる文書の量が多い場合などには決定期間が延長されることがあり、さらに、開示決定後に実際の写しの交付を受けるまでにも一定の日数を要する場合があります。そのため、更新申請の期限が目前に迫っているケースでは、開示請求だけに頼るのではなく、まず閲覧制度を利用して即日確認できる範囲の申請内容や届出状況を把握し、閲覧対象外の情報については社内資料やヒアリング、必要に応じて情報公開請求や保有個人情報開示請求を組み合わせて確認することが実務的です。

2つ目は「黒塗り（不開示部分）や本人委任の手間が生じること」です。法人等からの情報公開請求として処理される場合、たとえ自社が過去に提出した書類であっても、個人識別情報は「不開示（黒塗り）」とされて交付されるケースが少なくありません。せっかく1か月待って開示を受けたのに、知りたかった略歴の部分が黒塗りになっていて読めなかった、あるいは各個人からの委任状を揃えるのに手間取った、という事態も起こり得るのです。

比較項目	許可申請書等の閲覧制度	情報公開請求・保有個人情報開示請求
確認までのスピード	即日（紙申請書類は窓口ですぐに閲覧・コピー可能、JCIP提出分はオンライン閲覧）	約2週間〜1か月程度
確認できる範囲	基本情報・財務・工事経歴・各種一覧表・変更届など（経管や専技の証明書・略歴書等は閲覧不可）	閲覧対象外書類も対象（情報公開請求では個人情報部分が黒塗りになる場合あり。個人情報の開示は対象者本人または本人からの委任が必要）
向いているケース	更新期限まで時間がない場合（残り1〜2か月等）、まずは届出履歴と全体像を早急に把握したい場合	更新期限まで3か月以上の十分な余裕があり、過去の添付書類の構成も含めて確認したい場合

したがって、実務上の判断基準としては、更新期限までに数か月以上の十分な余裕がある場合は情報公開請求や本人からの保有個人情報開示請求も選択肢になりますが、すでに更新受付期間（満了日の3か月前〜）に入っているような場合は、まず閲覧制度を使って即日で概要と過去の届出履歴（未提出の変更届がないか等）を掴み、閲覧対象外の情報は社内資料とヒアリングで再構築する方が、はるかに確実でスピーディーだと言えます。

副本がない状態から別の行政書士へ更新を依頼する進め方

前の行政書士が廃業してしまった場合だけでなく、「連絡がなかなか返ってこない」「更新の案内が来ない」といった理由から、建設業許可の行政書士を変更したい場合の手順と注意点を押さえて新しい専門家へバトンタッチすることは、会社を守る上で非常に重要な経営判断です。

手元に申請書の副本がない状態から、新しい行政書士へ依頼してスムーズに許可更新を乗り切るために、会社側で準備していただきたいポイントと専門家選びの視点をまとめました。

閲覧できない情報を補う社内資料の整理とヒアリング準備

行政書士が神奈川県建設業課で閲覧・コピーを行えば、現在登録されている役員の一覧や、営業所技術者（専技）の「氏名」「担当業種」「有資格区分コード」、そして過去の変更届の提出状況までは判明します。一方で、誰が常勤役員等（経管）として登録されているかという証明書の記載や、各人の生年月日・住所・詳細な略歴などは一般閲覧では確認できません。こうした閲覧対象外となっている本人情報や要件情報を補完し、最新のルールに沿った更新申請書を完成させるために、会社側では以下の資料をお手元にご用意いただくと手続きが劇的に早く進みます。

1. 定款の写しおよび履歴事項全部証明書（登記簿謄本）
   神奈川県の「建設業許可申請の手引き（令和8年度版）」への改訂により、更新申請時における「定款の写し」が必須添付書類となりました（出典：神奈川県「建設業許可関係のお知らせ」）。社内の定款が最新の商号や目的、本店所在地と一致しているか確認が必要です。
2. 常勤役員等（経管）および営業所技術者（専技）の常勤確認資料
   令和7年12月の従来の健康保険証の期限満了や、手引き（令和8年度版）での見直しに伴い、常勤性を確認する資料のルールも厳格化されています。たとえば、複数社から報酬を得ている場合の「二以上事業所の標準報酬決定通知書」は常勤確認資料として使用できないことが明記されています。健康保険・厚生年金保険の標準報酬決定通知書や住民税特別徴収税額通知書など、現在有効な確認資料を準備します。
3. 営業所技術者（専技）の資格者証等の原本
   建築士免許証、施工管理技士合格証明書、電気工事士免状など、技術者の資格を証明する書類です。実務経験で許可を取っている場合は、前回の申請時にどの会社のどの期間の経験を使ったのか、社長様やご本人の記憶をヒアリングで整理します。
4. 過去5年分の確定申告書・決算報告書の控え
   閲覧調査の結果、「実は過去3年分の決算変更届が出されていなかった」と発覚するケースは珍しくありません。税務申告した決算書の控えがあれば、未提出分の決算変更届も速やかに作成し、更新申請と合わせて提出することができます。

もちろん、「これらの中でどれが社内にあるかよく分からない」という状態でも構いません。まずは手元にある資料だけを集めていただければ、不足分の取得や整理は当事務所でサポートいたします。

期限が迫る更新は川崎市の建設業に強い行政書士へご相談を

過去の申請書副本がない状態での更新手続きは、単に「更新申請書を作るだけ」では終わらないことが多々あります。

県庁で過去の書類を閲覧してみると、「役員が数年前に交代しているのに変更届が出されていない」「それどころか、法務局での役員変更登記すら長期間放置されている」「常勤確認のための社会保険の手続きに不備がある」といった複合的な課題が浮き彫りになることがあるからです。更新期限が迫る中で、行政書士、司法書士、社会保険労務士を別々に探して説明し直すのは、社長様にとって大きな負担とタイムロスになってしまいます。

当事務所（司法書士・行政書士・社会保険労務士いがり綜合事務所）は、代表である私、猪狩佳亮が「行政書士・司法書士・社会保険労務士」の3つの国家資格を保有しております。そのため、以下のような一連の手続きを、窓口ひとつで最初から最後までワンストップで解決することが可能です。

• 【行政書士業務】神奈川県建設業課での迅速な閲覧・コピー調査、丁寧なヒアリングによる略歴・要件の再構築、未提出の決算変更届・各種変更届および更新申請書類の作成・提出代行
• 【司法書士業務】更新の前提として必要になる役員変更登記（重任・就任・退任）、本店移転登記、目的変更登記などの商業・法人登記手続き
• 【社会保険労務士業務】常勤役員等や営業所技術者の常勤性を証明するための社会保険・労働保険の加入手続きや適正化サポート

「前の行政書士と連絡が取れず、控えもなくて途方に暮れている」「更新期限まであと少ししかないが、今からでも間に合うだろうか」とお悩みの経営者様は、どうか一人で抱え込まず、1日でも早く当事務所までお声がけください。まずは私がすぐにお話を伺い、県庁での閲覧調査から許可更新の完了まで、責任を持って伴走いたします。

お急ぎのご相談やお問い合わせは、いがり綜合事務所への問い合わせフォームまたはお電話にてお気軽にお寄せください。

「以前の行政書士が廃業した」「申請書の副本が見つからない」といった場合でも、まずは川崎市の建設業に強い行政書士へご相談ください。建設業許可の更新申請について詳しくは、建設業許可申請のご案内をご覧ください。