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【実例】更新直前に発覚した役員登記漏れ。A社のケース
5年に一度の建設業許可の更新、準備は万全に進んでいますでしょうか？多くの方が、書類集めや申請書の作成に集中するあまり、見落としやすい問題が生じることがあります。それは、役員の「重任登記」漏れです。
この問題は、決して他人事ではありません。実際に、当事務所であったご相談を少しだけご紹介させてください。
ある日、顧問税理士さんのご紹介で、建設業許可の更新期限が目前に迫った株式会社A社様から、更新申請のご依頼をいただきました。
早速、必要書類を確認するために会社の履歴事項全部証明書（登記簿謄本）を取得したところ、私たちはすぐに異変に気づきました。代表取締役をはじめ、役員の方々の登記が長期間にわたって更新されていなかったのです。
社長にお話を伺うと、「役員のメンバーはずっと同じなので、特に登記手続きが必要だとは考えていませんでした」とのこと。まさに、多くの中小企業、特に家族経営の会社で起こりがちな典型的なケースでした。
幸い、許可の更新期限までには1ヶ月半ほどの猶予がありました。そこで、まずは会社の定款や過去の株主総会議事録をお預かりし、本来あるべき役員の任期を整理するところから始めました。そして、司法書士として、滞ってしまっていた重任登記の手続きを急いで進めることになったのです。
もし、この登記漏れの発覚が更新期限まで1ヶ月を切ってからだったら…と考えると、少しひやりとします。現在の法務局の登記審査には、横浜地方法務局でも3週間程度、管轄によっては1ヶ月以上かかることも珍しくありません。本当にギリギリの戦いになっていた可能性がありました。
最終的に、登記手続きと許可更新申請を並行して進め、無事に許可の更新を完了することができました。A社の社長も、「これからは専門家にお任せするのが一番安心ですね」と、ほっとした表情をされていたのが印象的です。
今後は当事務所の専用ソフトでA社様の情報を登録し、建設業許可の期限はもちろん、役員変更登記のタイミングが近づいたら事前にお知らせする体制を整えました。これで、もう更新前に慌てることはありません。
この記事を読んでいるあなたも、「うちの会社は大丈夫だろうか？」と少しでも不安に思われたなら、ぜひこのまま読み進めてみてください。手遅れになる前に対処法を知っておくことが、大切な許可を守るための第一歩になります。建設業許可の更新手続きの全体像については、「建設業許可の更新手続き」で詳しく解説しています。
なぜ役員の重任登記漏れが建設業許可更新で問題になるのか
「役員の顔ぶれは変わっていないのだから、登記なんて形式的なものでしょう？」
そう思われる気持ちはよく分かります。しかし、建設業許可の世界では、その「形式」が許可要件の確認に影響する重要な意味を持ちます。
登記を長年放置してしまうことは「登記懈怠（とうきけたい）」と呼ばれ、単なる手続きミスでは済まされない場合があります。特に建設業許可の更新においては、この登記懈怠が、許可更新の手続きに支障を生じさせる可能性があります。
建設業許可の要件と登記上の役員在任期間の関連性
建設業許可を取得・維持するためには、いくつかの重要な要件を満たす必要があります。その中でも特に重要なのが「常勤役員等（経営業務の管理責任者等）」の存在です。
経管になるためには、建設業に関する一定期間の経営経験が求められます。そして、許可行政庁（都道府県など）は、その経営経験が本当にあるのかを客観的な資料で確認します。その最も重要な資料の一つが、「履歴事項全部証明書（登記簿謄本）」なのです。
履歴事項全部証明書には、現在効力を有する役員に関する事項や、一定期間内に抹消された事項などが公的に記録されています。許可行政庁は、登記事項証明書などの客観資料を基に、常勤役員等として求められる経営経験を満たすかを確認します。
もし重任登記を怠っていると、本来の任期満了後も適法に役員として在任していたことを、登記事項証明書だけでは確認できない状態になります。神奈川県の手引きでも、株式会社について、証明する期間中の重任登記を怠っている場合は、役員期間の裏付けとして認められない旨が明記されています。最悪の場合、経営経験が継続していると認められず、許可要件を満たしていないと判断されてしまう恐れもあるのです。
建設業許可では、役員等が建設業法上の欠格要件に該当しないことも確認されます。登記上の記録は、こうした要件を満たしていることを証明する上で、欠かすことのできない証拠となります。より具体的な常勤性の考え方については、「専任技術者の常勤性」でも解説していますので、併せてご覧ください。
そもそも株式会社の役員任期とは？会社法の基本ルール
では、なぜこのような登記漏れが起きてしまうのでしょうか。その根源には、会社法で定められた「役員の任期」というルールがあります。
株式会社の取締役の任期は、原則として「選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時まで」と定められています。簡単に言えば、約2年ということです。
そして、任期が満了した後も同じ人が役員を続ける場合（これを「重任」といいます）でも、自動的に任期が延長されるわけではありません。定時株主総会で「この人に引き続き役員をお願いします」という決議を行い、その日から2週間以内に法務局へ「役員変更（重任）登記」を申請する義務があるのです。
ただし、一つ例外があります。株式の譲渡に会社の承認が必要な会社（非公開会社）、つまりほとんどの中小企業では、定款に定めることで、役員の任期を最長10年まで伸ばす（伸長する）ことが可能です。
あなたの会社の役員任期が2年なのか、10年なのか。それは、会社のルールブックである「定款」を見なければ分かりません。この任期の規定を見落としてしまうことが、意図せぬ登記懈怠を引き起こす最大の原因なのです。参考：役員変更登記の期限と任期
登記懈怠を解決し、許可更新を乗り切るための3ステップ
「うちの会社も登記漏れがあるかもしれない…」
そう気づいた今、パニックになる必要はありません。やるべきことを一つひとつ整理し、順番に進めていけば、対応の方向性を整理しやすくなります。ここからは、許可更新を無事に乗り切るための具体的な3つのステップをご紹介します。
ステップ1：現状把握｜必要書類を集め、任期の空白期間を特定する
何よりもまず、自社の状況を正確に把握することから始めましょう。手元に以下の3つの書類を準備してください。
- 最新の履歴事項全部証明書（登記簿謄本）
- 会社の定款
- 過去の株主総会議事録
これらの書類を付き合わせ、以下の点を確認します。
- 定款で定められた役員の任期は何年か？（「取締役の任期は選任後10年…」といった記載を探します）
- 最後に役員変更登記をしたのはいつか？（履歴事項全部証明書で確認します）
- 本来の任期満了日はいつだったか？（定款の任期規定、役員の選任日、会社の事業年度、定時株主総会の開催時期を確認し、「選任後何年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会」がいつだったかを特定します。単純に前回の登記日へ2年・10年を足せばよいわけではありません。）
この作業によって、本来いつ重任登記をすべきだったのか、どの期間について登記が懈怠していたのかが明確になります。この現状把握が、後の登記申請や許可行政庁への説明の基礎となる、非常に重要なステップです。どのような建設業許可相談前の必要資料すれば良いか分からない場合も、お気軽にご相談ください。
ステップ2：登記申請｜司法書士に依頼し、懈怠登記を是正する
重任登記の懈怠が判明したら、まず過去にどのような株主総会決議が行われていたのか、任期満了後の役員の法的地位がどうなっていたのかを整理し、その事実関係に沿った登記を申請します。しかし、長期間放置してしまった登記懈怠の是正は、通常の重任登記よりも手続きが複雑になります。
なぜなら、空白期間中に行われるべきだった株主総会が、実際には開催されていなかったケースがほとんどだからです。そのため、実際に行われた株主総会や、会社法319条のみなし決議など、事実関係と法令に即した方法で必要書類を整える必要があります。これには、会社法に関する専門的な知識が不可欠です。
さらに、建設業許可の更新期限が迫っているという時間的な制約もあります。このような状況で、有力な選択肢は、登記の専門家である司法書士に相談することです。私たちのような建設業許可と登記の専門家に任せることで、あなたは建設業許可の更新準備に集中することができます。
ステップ3：許可行政庁への説明と更新申請
司法書士に登記手続きを依頼すると同時に、建設業許可の更新申請の準備も進めていきます。このとき重要なのが、許可行政庁への「正直な」説明です。
更新申請の窓口で、「なぜ必要な時期に重任登記がされていないのですか？」と質問されることがあります。その際に、ごまかしたり嘘をついたりするのは絶対にやめましょう。正直に、「役員任期の管理を失念しており、重任登記を懈怠していました。現在、司法書士に依頼して是正手続き中です」と説明することが大切です。
場合によっては、行政庁から、経緯を説明する資料や追加の確認資料を求められる場合があります。誠実な対応を心がけることで、行政庁の理解を得やすくなります。
注意点として、登記完了を待っていると更新期限に間に合わないケースも考えられます。そのため、登記懈怠が発覚した時点で、まずは許可行政庁の担当窓口に電話などで事前相談し、今後の進め方について指示を仰ぐことを強くお勧めします。許可申請の方法は自治体によっても異なるため、早めの確認が肝心です。
知っておくべき2つの重要リスクとタイムリミット
「手続きが少し面倒なだけなら、まあ何とかなるだろう」
もし、あなたがそう考えているとしたら、少し注意が必要です。登記懈怠には、事前に把握しておきたい2つの具体的なリスクがあります。
リスク1：登記懈怠による過料の可能性
役員の変更登記は、会社法で定められた義務です。この義務を怠った場合、会社の代表者個人に対して100万円以下の「過料（かりょう）」という金銭的なペナルティが科される可能性があります。
過料は行政罰の一種で、刑罰である「罰金」とは異なりますが、裁判所から通知が届き、指定された金額を納付しなければなりません。「うっかり忘れていた」という言い訳は通用せず、懈怠していた期間が長ければ長いほど、過料を科されるリスクは高まります。
実際に科される金額はケースバイケースですが、３万円から２０～３０万円程度になることが多いようです。余計な出費を避けるためにも、登記義務は必ず果たさなければなりません。参考：役員変更登記を怠った場合の過料
リスク2：登記完了までの期間というタイムリミット
もう一つの、そして建設業許可の更新においてはより深刻なリスクが「時間」です。
法務局に登記申請書を提出しても、その場で即時に登記が完了するわけではありません。法務局内での審査や処理があり、登記が完了するまでには通常3週間から4週間程度かかります（2026年9月時点の横浜地方法務局管内を参照）。法務局が混み合っている時期や、補正が必要な場合などには、さらに日数を要することもあります。
建設業許可の更新期限は延長できないため、期限管理が重要です。期限が刻一刻と迫る中で、この「登記完了までの待ち時間」が、更新準備を進めるうえで大きな制約になることがあります。「気づいた時点で即行動」しなければ、物理的に間に合わなくなってしまう。そのため、登記懈怠に気づいた時点で早めに対応することが重要です。許可取得にかかる建設業許可の取得期間を考えると、いかに余裕を持った行動が必要かお分かりいただけるかと思います。
二度と繰り返さないために。専門家による任期管理という選択肢
今回、無事に登記懈怠を是正し、建設業許可の更新を乗り切ることができたとしても、根本的な問題が解決したわけではありません。数年後、また同じことで慌てることになっては意味がないのです。
この苦い経験を教訓に、ぜひ今後のための再発防止策を講じましょう。
もちろん、カレンダーや手帳に役員任期の満了日をメモしておいたり、Excelで管理表を作成したりすることも有効です。しかし、日々の業務に追われる中で、数年に一度のことまで完璧に管理し続けるのは、想像以上に難しいものです。
そこで、一つの選択肢としてご提案したいのが、専門家による「任期管理サービス」です。
私たちのような司法書士・行政書士事務所では、お客様の会社の役員任期や建設業許可の更新時期をデータで一元管理しています。そして、手続きが必要な時期が近づくと、「社長、そろそろ役員変更の時期ですよ」「来年は許可更新の年ですね。早めに準備を始めましょう」といった形でお知らせするサービスです。
これを利用すれば、「うっかり忘れ」のリスクを減らすことができます。目の前の問題解決だけでなく、将来にわたる経営の安心を手に入れる。そんな視点も、ぜひ持っていただければと思います。大切な許可通知書の管理も含め、専門家を上手に活用してください。
まとめ：許可更新と登記はセット。不安な時はすぐにご相談を
建設業許可の更新と役員の重任登記。一見すると別々の手続きに見えますが、実は密接に連携しています。今回の記事でお伝えしたかった重要なポイントは、以下の2つです。
- 建設業許可の更新を考える際は、申請書類だけでなく、必ず会社の登記情報もセットで確認する習慣をつけること。
- もし登記懈怠に気づいても、決してパニックにならず、一人で抱え込まないこと。気づいた時点ですぐに専門家へ相談すること。
更新期限が迫る中での登記懈怠の発覚は、精神的にも時間的にも大きな負担となります。しかし、正しい手順を踏むことで、解決に向けた対応を進めやすくなります。
「うちの会社の定款の読み方が分からない」「登記簿謄本を見てみたけど、よく理解できない」「何から手をつければいいか分からない」
もし少しでも不安を感じたら、それは専門家に相談するサインです。当事務所は、建設業許可に詳しい行政書士と、登記の専門家である司法書士の両方の資格を持つ代表が、あなたの状況をワンストップで正確に把握し、状況に応じた解決策をご提案します。どれくらいの建設業許可の行政書士費用心配な方も、まずはお気軽にお問い合わせください。建設業許可を維持するために、早めに必要な確認と手続きを進めましょう。
司法書士・行政書士・社会保険労務士の猪狩佳亮（いがり よしあき）です。地元・神奈川県川崎市を拠点に、中小企業の社長さんのお悩みに耳を傾け、許認可や労務、法律手続きなどの「困った」を一緒に解決しています。３つの資格を活かし、建設業や宅建業の許可、助成金のご相談など、経営の身近なサポーターとして活動中。どんな小さなことでも、まずは気軽にご相談ください。
